Miksi yritykset eivät käytä rekrytointipalveluja – ja miksi itse tekeminen ei oikeasti säästä aikaa eikä rahaa? 

Monessa yrityksessä rekrytoinnit hoidetaan edelleen omin voimin – toiset säästääkseen aikaa ja toiset säästääkseen rahaa. Kalenterit täyttyvät hakemusten läpikäynnistä, puheluista, haastatteluista ja hakijaviestinnästä – kaiken varsinaisen ydintyön ohella. Silti lopputulos ei aina ole toivotun kaltainen.  

Taustalla on usein vilpitön ajatus siitä, että ulkopuolinen apu on “liian kallista” ja oma työ koetaan ilmaiseksi. Lisäksi luotetaan siihen, että “me tunnemme oman yrityksemme parhaiten, kyllä me osaamme rekrytoida itse”. Kun rekrytoinnin kokonaiskuvaa tarkastelee tarkemmin, moni näistä oletuksista alkaa kuitenkin murentua.  

Rekrytointi kuormittaa enemmän kuin huomataan  

Rekrytointi vie paljon enemmän aikaa ja energiaa kuin yleensä myönnetään. Osaavan ja kokeneen työntekijän löytäminen on monella alalla aidosti vaikeaa, erityisesti tietyissä ammateissa ja työvoimapula-alueilla. Usein käy niin, että avoimeen paikkaan tulee joko vain muutama osaava hakemus tai sitten valtava määrä hakemuksia, joista suurin osa ei vastaa tarvetta. Sopivan henkilön tunnistaminen tästä joukosta vaatii keskittymistä, jota ei arjen kiireessä oikein ole.  

Bondata Groupin rekrytointipäällikkö Taru Ursin tiivistää tilanteen näin:  

”Ajatellaan, että rekrytointi on nopea projekti, mutta todellisuudessa se on prosessi, joka vaatii aikaa, keskittymistä ja osaamista, eikä sitä voi tai ainakaan pitäisi tehdä puoliteholla.”  

Näkyvä työ – hakemusten lukeminen, haastattelujen pitäminen, referenssien tarkistaminen – on vain osa kokonaisuutta. Taustalla on aikatauluttamista, hakijaviestintää, puheluihin vastaamista, järjestelmätyötä, dokumentointia ja monenlaista pientä tehtävää, jotka yhdessä syövät viikkojen työpanoksen. Useimmiten kukaan ei ole virallisesti “vapautettu” tekemään rekryä, vaan sitä tehdään oman työn ohessa. Tämä kuormittaa ja vie fokusta ydintekemisestä.  

“Itse tehty rekrytointi on ilmainen” – kustannus, jota ei kirjata minnekään  

Yksi yleisimmistä syistä olla käyttämättä rekrytointipalveluja on käsitys siitä, että yrityksen sisällä itse tehty rekrytointi on ilmaista. Tällöin unohdetaan, että jokainen rekrytointiin käytetty tunti on pois jostain muusta: asiakastyöstä, henkilöstön johtamisesta, kehittämisestä, myynnistä tai tuotannosta.  

Lisäksi venynyt rekrytointiprosessi maksaa: avoin paikka tarkoittaa usein vajetta kapasiteetissa, menetettyä liikevaihtoa, ruuhkautuvaa arkea ja kuormittuvia työntekijöitä. Näitä kustannuksia ei yleensä kirjata rekrytoinnin “hintaan”, vaikka ne ovat yritykselle aivan todellista rahaa ja riskiä.  

Virherekrytointi on vielä kalliimpi. Jos valittu henkilö ei sovikaan tehtävään tai organisaatioon, lähtee nopeasti pois tai epäonnistuu roolissaan, kaikki on aloitettava alusta. Perehdytykseen käytetty aika, tilannetta paikkaavat muut työntekijät, mahdolliset virheet ja ongelmat asiakastyössä – tämän hinnan rinnalla rekrytointipalvelun kustannus alkaakin näyttää helposti edulliselta.   

”Usein vasta epäonnistuneen rekrytoinnin jälkeen ymmärretään, kuinka suuri arvo huolellisella prosessilla olisi ollut alusta asti”, Ursin kommentoi.   

Rekrytointikumppani tuo rakennetta, osaamista ja turvaa  

Yritykset, jotka ostavat rekrytointipalveluja, eivät osta vain “hakuilmoituksen julkaisemista” tai listaa CV:itä. He hakevat ennen kaikkea helpotusta arkeen ja varmuutta lopputulokseen.  

Tärkeää on, että prosessi on selkeä ja aikataulutettu, ja että yrityksen oma työ kevenee. Ehdolle tuodaan etukäteen esikarsittuja kandidaatteja, ei satunnaista hakijajoukkoa. Toimialaymmärrys, paikallisen työmarkkinan tuntemus ja kokemus erityyppisistä hauista auttavat löytämään oikeanlaiset tekijät – ei vain “päteviä paperilla”, vaan tehtävään ja toimintaympäristöön sopivia ihmisiä.  

Asiantunteva rekrytointikumppani, kuten me Bondata vastaamme myös hakijakokemuksesta: viestinnästä, aikatauluista ja siitä, että yrityksestä jää hakijoille hyvä kuva, vaikka valinnaksi tulisi “ei tällä kertaa”. Tämä vahvistaa työnantajamielikuvaa pitkällä aikavälillä ja auttaa jatkossa houkuttelemaan oikeanlaista osaamista.  

”Hakijakokemus on suoraan yhteydessä yrityksen maineeseen ja jokainen rekrytointi on samalla markkinointia”, Ursin muistuttaa.  

Lisäarvoa tulee myös riskien hallinnasta. Rekrytointiosaamiseen, lainsäädäntöön, syrjimättömyyteen, haastattelu- ja valintakäytäntöihin liittyvät kysymykset ovat osa kumppanin ydinosaamista. Yrityksen ei tarvitse arvailla, mikä on sopivaa, vaan saa valmiiksi testattuja ja turvallisia käytäntöjä.  

Rekrytointi ja resursointi – kuluerästä kilpailueduksi  

Rekrytointi ja henkilöstöresurssien hallinta voivat olla joko yrityksen ikuinen kipupiste tai yksi sen vahvuuksista. Ero syntyy siitä, nähdäänkö ne irrallisina pakkopullaprosesseina, jotka hoidetaan toimen ohella, vai strategisina kokonaisuuksina, joihin otetaan mukaan oikeanlaista osaamista ja tukea.  

Usein riittää, että tilanne käydään kerran kunnolla läpi ja mietitään, mitä kannattaa tehdä itse ja mihin kannattaa ottaa kumppani. Sen jälkeen rekrytointi ei enää tunnu samalta kuormittavalta kuluerältä – vaan välineeltä, jonka avulla yritys voi keskittyä siihen, missä on itse parhaimmillaan. 
 
Kun rekrytointi ja resursointi vievät kohtuuttomasti aikaa, kyse ei ole enää yksittäisestä haasteesta vaan tavasta, joka syö yrityksen tulosta ja jaksamista. Tätä ei tarvitse ratkaista yksin – eikä omalla ajalla ja riskillä.  

”Rekrytoinnin haasteet eivät useimmiten johdu yksittäisestä hausta, vaan siitä, että kokonaisuus puuttuu. Kun toimintamalli rakennetaan kuntoon, jokainen seuraava rekrytointi helpottuu ja lopputulos paranee”, Ursin kiteyttää.